COMPRENDRE LE COMMERCE EXTERIEUR
MANUEL DE L’EXPORTATEUR

THEME : PARTICIPATION AUX MANIFESTATIONS COMMERCIALES  

La participation aux manifestations commerciales est de loin, le meilleur outil de communication, surtout dans le cadre d'une prospection de nouveaux marchés. Avant toute démarche d'exposition, il est recommandé aux entreprises de participer d'abord à ces manifestations en tant que visiteurs. En effet, la visite permet à l'entreprise de bien choisir le salon, de repérer les lieux stratégiques et de se faire une idée générale avant d'y participer en tant qu'exposant.

I.              La visite de la manifestation commerciale

La visite d'un salon est la première étape pour préparer sa propre exposition. Les entreprises visitent souvent les manifestations internationales dans le cadre de leur étude de marché où elles mettent à jour leurs connaissances et se procurent de la documentation.

L'objectif de la visite consiste à s'informer sur les tendances, les nouvelles technologies, les nouveautés en terme de produits et d'établir les premiers contacts.

La visite d'un salon permet surtout de se faire une idée des différentes manifestations et de sélectionner celle qui serait susceptible de convenir aux produits de l'entreprise. Elle  demande  aussi une préparation sérieuse, c'est un investissement qu'il faut rentabiliser au maximum. Il est impossible de visiter tous les stands, il est conseillé de consulter le catalogue des exposants et de repérer les stands les plus intéressants. 

Contrairement en Afrique  où les salons sont de moyenne ou petite taille, les salons en Europe sont grands et il est par conséquent impossible de visiter tous les stands ;  il est conseillé de consulter alors le catalogue des exposants et de repérer les stands les plus intéressants.

II.            La participation à la manifestation commerciale

La participation en tant qu´exposant à une foire ou un salon internationaux  permettra à l´entreprise de :

• prolonger ou réaliser une étude de marché ; 

• suivre l´évolution des techniques ;

• réaliser une étude concurrentielle en examinant les offres des concurrents à travers la collecte de leur documentation technique et publicitaire (catalogue, argumentaire sur le produit, plaquette d´entreprise, conditions de vente) ; 

• réaliser un test de produit ; 

• présenter de nouveaux produits ; 

• visualiser l´offre mondiale d´un secteur en un seul lieu et en un temps très court, permettant d´optimiser les contacts utiles ; 

• communiquer avec votre clientèle actuelle dont les commentaires sont une source d´informations très précieuse et les fidéliser ; 

• vous faire connaître auprès des acheteurs potentiels et les influencer à acheter le produit en lui montrant ses caractéristiques techniques et ses avantages distinctifs. La vente et l´enregistrement de commandes restent l´objectif final de toute entreprise qui participe à un salon ;

• rencontrer et sélectionner des agents, des licenciés, des distributeurs et des partenaires potentiels afin de former votre réseau de distribution à l´étranger ;

• rencontrer la presse et les personnalités locales. Vous pourrez profiter de votre participation à un salon ou une foire pour mettre en œuvre une opération de relations publiques.

La participation à une foire permet d´établir un contact personnel entre l´entreprise et un grand nombre d´acheteurs potentiels ciblés et ce, en un seul endroit et en peu de temps. Ce mode de communication est donc très tentant pour les exportateurs. Cependant, la participation aux foires et aux expositions s´inscrit dans un contexte de moyen terme. En effet, exposer une fois ne permet pas toujours de réaliser des bons résultats immédiatement et généralement, il est nécessaire de renouveler sa participation sur plusieurs années. 

Les étapes de la préparation à la participation à la manifestation commerciale sont :

1. Sélection de la manifestation 

2. Organisation de la manifestation 

3. Coût

1. Sélection de la manifestation

Parmi tous les salons qui existent sur le marché, l´entreprise doit sélectionner pour y exposer celui ou ceux qui sont les plus adaptés à ses besoins, aux objectifs, aux produits et aux capacités financières. 

L´entreprise doit vérifier la qualité et l´adéquation de la manifestation par rapport à ses  objectifs en appréciant certains critères comme : 

• le sérieux et la réputation des organisateurs ; 

• le thème du salon. Les foires internationales peuvent être généralistes (elles couvrent dans ce cas plusieurs catégories de produits) ou spécialisées (elles se concentrent alors sur les produits d´une seule industrie). Si l´entreprise vend, par exemple, un produit industriel, il est préférable de cibler un salon sectoriel spécialisé dans une industrie particulière plutôt qu´une exposition généraliste et non spécialisée ; 

• les concurrents présents à l´exposition ; 

• le nombre et le profil des visiteurs. Il est préférable de privilégier la qualité des visiteurs (le fait qu´ils correspondent à la cible de l´entreprise) que leur nombre.

2. Organisation de la manifestation

La participation à une foire ou un salon ne s´improvise pas. Pour mettre tous les atouts de son côté, l´exportateur doit planifier, préparer et organiser la manifestation et ensuite la contrôler et assurer un suivi. Il faut savoir que la préparation est l'étape décisive car c'est là où se joue le succès ou l'échec de l'exposition.

Voici un exemple d´échéancier de tâches à exécuter en vue de préparer une participation :

Source: Interex
 

Au terme de la manifestation l´entreprise doit : 

• assurer le suivi des contacts établis lors de l´exposition via un mailing adressé dans la semaine. Ce sera l´occasion de remercier les visiteurs de l´intérêt qu´ils  ont manifesté à l´entreprise  et de leur envoyer de la documentation complémentaire ; 

• démarrer les négociations avec les nouveaux clients ; 

• dresser un bilan des résultats en termes de contacts et de ventes. 

3. Coût

Voici une fiche reprenant l´ensemble des dépenses que vous pourriez être amené à supporter dans le cadre de la participation à une foire et que vous devez considérer en établissant votre budget prévisionnel. 

Source : Interex

Cette fiche n´est pas exhaustive.

• En matière d´assurances, l´entreprise peut être amené à en souscrire en vue de se protéger contre l´échec partiel ou total de sa participation à une foire ou à un salon.

De même que les exportateurs peuvent consulter d´autres sites nationaux ou internationaux qui donnent des informations sur les différentes manifestations commerciales

Sites étrangers

• L´Union des foires internationales (UFI) possède un catalogue d´associations nationales de foires et salons dans le monde ;

• ExpoBase - Ce portail multilingue de l´industrie du salon et du voyage d´affaires contient une base de données en matière de foires et salons internationaux de plus de 27 000 références (classées par pays, par secteur d´activité et par date) ;

• Elotel - Portail européen de l´événement professionnel ou grand public (foires et expositions, salons professionnels ou tous publics, congrès, colloques, meeting, conférences et séminaires) ;

• Euroexpo - Répertoires de sites d´organisateurs de salons en Europe, complété par une liste de sites utiles dans le domaine des salons internationaux ;

• ExpoWorld.net - Annuaire spécialisé dans le domaine des manifestations commerciales dans le monde entier. Il contient plus de 500 ressources internet (annuaires et moteurs de recherche) consacrées à ce domaine ;

• Exhibitions´ Round the World - Annuaire sur les manifestations commerciales mondiales ;

• EXPOguide - Guide sur les expositions et foires commerciales internationales ;

• Europages - L´annuaire Européen des Affaires - Ce répertoire rassemble plus de 500.000 entreprises de différents secteurs d´activité dans une trentaine de pays essentiellement européens. Dans la rubrique voyages d´affaires - salons, vous trouverez les coordonnées de professionnels du secteur ;

• Yahoo -Conventions_and_Trade_Shows - Partie de l´annuaire Yahoo consacrée aux foires et aux salons ;

• Trade Show Central permet d´identifier les manifestations commerciales de tous types (foires, salons, colloques, ...) en fonction du pays de destination ou du secteur d´activité. En anglais.

4.    Le suivi

Une fois l'exposition terminée, il est nécessaire d'établir un bilan de sa participation au salon. Le suivi d'un salon est stratégique. Il consiste à envoyer, dans la semaine qui suit le salon, de la documentation aux visiteurs et à les remercier de leur passage sur le stand.

Un bon suivi permet enfin d'entreprendre des négociations avec de nouveaux clients. La participation aux manifestations commerciales est la meilleure façon de se faire connaître et de promouvoir ses produits. L'entreprise fidélise ses propres clients et enrichit son fichier par des prospects étrangers. C'est un moyen d'accéder à de nouveaux marchés tout en développant son image de marque.